KSeF i e-faktury — co musi przygotować firma po stronie systemów

To nie jest wyłącznie sprawa księgowości

Faktura ustrukturyzowana przestaje być plikiem, który ktoś wystawia i wysyła mailem. Staje się dokumentem o zdefiniowanej strukturze, przekazywanym określonym kanałem. To oznacza zmiany wszędzie tam, gdzie faktury powstają: w sklepie internetowym, w systemie sprzedaży, w aplikacji serwisowej, w module rozliczeń.

Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu tematu jako zadania wyłącznie dla programu księgowego. W firmach, które wystawiają dokumenty z kilku miejsc naraz, właśnie te pozostałe miejsca okazują się problemem.

Cztery pytania, które warto sobie zadać

Z ilu systemów wystawiacie faktury i czy każdy z nich jest przygotowany na nowy format. Czy dostawca Waszego oprogramowania zapowiedział aktualizację i kiedy. Jak będą wyglądały faktury przychodzące i kto będzie je pobierał. Co się stanie z załącznikami i dokumentami, które nie mieszczą się w ustrukturyzowanym formacie.

Odpowiedź na czwarte pytanie bywa najbardziej kłopotliwa, zwłaszcza w branżach, gdzie do faktury dołącza się specyfikacje, protokoły czy zestawienia. Warto ustalić to wcześniej, a nie w tygodniu wejścia obowiązku.

Terminy sprawdzajcie u źródła

Harmonogram wdrożenia obowiązku był w ostatnich latach kilkukrotnie zmieniany, a zakres podmiotów objętych poszczególnymi etapami bywał doprecyzowywany. Dlatego konkretne daty warto zawsze weryfikować w aktualnych komunikatach Ministerstwa Finansów, a nie w artykułach — również w tym.

Co nie zmienia się niezależnie od terminów: firmy, które wcześniej uporządkowały obieg dokumentów, przechodzą taką zmianę spokojnie. Te, które robią to w ostatnim miesiącu, płacą za pośpiech.

Okazja do uporządkowania obiegu

Skoro i tak trzeba dotknąć procesu fakturowania, warto przy okazji rozwiązać rzeczy, które od dawna uwierały: ręczne przepisywanie danych, brak powiązania faktury z zamówieniem, dokumenty krążące mailem między działami. Zmiana wymuszona przepisami bywa najlepszym momentem na taką pracę, bo budżet i tak jest zarezerwowany.

Częste pytania