Portale klienta i automatyzacja dla biur rachunkowych
Największy koszt biura rachunkowego to nie księgowanie, tylko zbieranie dokumentów od klientów i tłumaczenie, czego jeszcze brakuje. Portal przenosi tę pracę na klienta i robi to w sposób, który mu się opłaca.
Znamy to
Z czym mierzą się firmy biur rachunkowych i kancelarii podatkowych
Dokumenty spływają jak chcą
Zdjęcia faktur na komunikatorze, skany mailem, reszta w reklamówce ostatniego dnia terminu.
Ręczne wprowadzanie faktur
Przepisywanie tych samych danych z dokumentów zajmuje większość czasu księgowej i nie wnosi żadnej wartości merytorycznej.
Pytania o kwotę podatku
Co miesiąc ta sama seria telefonów i maili o wysokość zobowiązań i termin płatności.
Brak śladu, co przekazano
Przy sporze trudno wykazać, kiedy klient dostarczył dokument, a kiedy został o niego poproszony.
Rozwiązanie
Co dokładnie dostajesz
Moduły dobieramy do skali firmy — nie każdy projekt dla biur rachunkowych i kancelarii podatkowych potrzebuje wszystkich naraz. Zaczynamy od tego, co rozwiązuje najdroższy problem.
Portal wymiany dokumentów
Klient wrzuca faktury z telefonu lub komputera, a system porządkuje je według okresów i rodzajów.
Odczyt danych z faktur
Automatyczne rozpoznanie kontrahenta, kwot, stawek i dat, z podglądem do weryfikacji przez księgową.
Statusy rozliczeń
Klient widzi, co zostało rozliczone, czego brakuje i jakie kwoty ma zapłacić do kiedy.
Lista braków
Automatyczne przypomnienia o brakujących dokumentach przed terminem, zamiast ręcznego dopominania się.
Komunikacja przy dokumencie
Pytania i wyjaśnienia prowadzone przy konkretnej fakturze, a nie w osobnym wątku mailowym.
Obsługa e-faktur
Przygotowanie procesu pod ustrukturyzowane faktury elektroniczne i obieg dokumentów zgodny z nowymi obowiązkami.
Panel biura
Widok wszystkich klientów naraz: kto dostarczył komplet, kogo trzeba ponaglić, gdzie zbliża się termin.
Uczciwie
Własne rozwiązanie czy gotowa platforma?
Jeśli Wasz program księgowy ma własny portal i klienci z niego korzystają, nie budujcie drugiego. Dodatkowy system ma sens dopiero wtedy, gdy tamten jest ignorowany albo nie obsługuje tego, co robicie.
Gdzie gotowiec uwiera
Portale klienta wbudowane w programy księgowe
- Wygląd i zakres narzucone przez producenta programu
- Trudność w obsłudze klientów korzystających z różnych systemów
- Brak własnej marki biura w kontakcie z klientem
- Ograniczona automatyzacja poza standardowym obiegiem
Co daje własne rozwiązanie
Zbudowane pod Wasz proces
- Portal pod marką biura, jako element Waszej oferty
- Obsługa klientów niezależnie od tego, w czym są księgowani
- Automatyzacja dopasowana do Waszych procedur
- Możliwość rozliczania klientów za dodatkowe funkcje portalu
Co to zmienia w firmie
- Dokumenty spływające jednym kanałem, w uporządkowanej formie
- Mniej czasu na przepisywanie, więcej na pracę merytoryczną
- Mniej telefonów o kwoty i terminy
- Dowód, kiedy dokument wpłynął i kiedy o niego proszono
- Widok ryzyka terminów dla całego portfela klientów
Z naszego doświadczenia
Automatyczna lista braków wysyłana na tydzień przed terminem zwykle robi większą różnicę niż sam odczyt faktur — usuwa najbardziej kosztowną część pracy, czyli dopominanie się o dokumenty.
Omów swój przypadekCennik orientacyjny
Ile to kosztuje
Widełki, nie cennik sztywny — ostateczna wycena zależy od zakresu i integracji. Podajemy je, żebyś wiedział, o jakim rzędzie wielkości rozmawiamy, zanim umówimy spotkanie.
Portal dokumentów
18 000 – 32 000 zł netto
- Logowanie klientów i wgrywanie dokumentów
- Porządkowanie według okresów
- Lista braków i przypomnienia
- Panel biura z widokiem portfela
Portal z odczytem faktur
35 000 – 65 000 zł netto
- Wszystko z portalu dokumentów
- Automatyczny odczyt danych z faktur
- Statusy rozliczeń i kwoty do zapłaty
- Komunikacja przy dokumencie
Platforma biura
od 80 000 zł netto
- Integracja z programem księgowym
- Obsługa ustrukturyzowanych faktur elektronicznych
- Rozliczanie abonamentów i usług dodatkowych
- Aplikacja mobilna dla klientów
Jak to przebiega
Harmonogram wdrożenia
Analiza obiegu dokumentów
2 tygodnie
Przechodzimy drogę dokumentu od klienta do zaksięgowania i wskazujemy miejsca, gdzie ucieka najwięcej czasu.
Projekt
2 tygodnie
Makiety portalu klienta i panelu biura. Kluczowe jest wgrywanie z telefonu — tam powstaje większość zdjęć faktur.
Wdrożenie
6–10 tygodni
Budowa portalu, odczyt faktur, integracja z programem księgowym i testy na realnych dokumentach.
Onboarding klientów
ciągle
Stopniowe przenoszenie klientów na portal, zwykle zaczynając od tych, którzy dostarczają najwięcej dokumentów.
Usługi w tym projekcie
Z czego to budujemy
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy odczyt faktur jest wystarczająco dokładny?
Przy typowych fakturach dokładność jest wysoka, ale system zawsze pokazuje odczytane dane do zatwierdzenia przez księgową. Traktujemy to jako przyspieszenie pracy, nie jej zastąpienie — odpowiedzialność za zapis pozostaje po stronie biura.
Czy klienci będą korzystać z portalu?
Korzystają, jeśli jest szybszy niż wysłanie zdjęcia na komunikatorze: wgranie kilku faktur w kilkanaście sekund, podgląd kwot podatku i jasna lista braków. Bez tej przewagi wracają do starych nawyków.
Czy zintegrujecie portal z naszym programem księgowym?
Tam, gdzie program udostępnia interfejs wymiany lub import dokumentów, tak. Zakres integracji sprawdzamy na etapie analizy, bo od niego zależy, czy dane trafiają do księgowania automatycznie.
Co z obowiązkowymi fakturami ustrukturyzowanymi?
Portal projektujemy tak, żeby obsługiwał zarówno dokumenty w formie ustrukturyzowanej, jak i skany oraz zdjęcia, które i tak pozostaną przy części klientów. Szczegóły obiegu ustalamy pod aktualny stan przepisów w momencie wdrożenia.
Bezpłatna konsultacja · odpowiedź w 24 h
Porozmawiajmy o rozwiązaniu dla biur rachunkowych i kancelarii podatkowych
Opisz swój proces lub problem — w 24 godziny wrócimy z propozycją rozwiązania i wstępną wyceną. Konsultacja jest bezpłatna.